Учет клиентов - программа предназначена для автоматизации деятельности отдела продаж, финансового отдела и других задач, которые можно гибко настроить. Имеются различные варианты контроля оплаты счетов. Это программа для ведения базы данных и учета клиентов (организаций и лиц), выставленных им счетов, заключенных договоров, других документов, продуктов (товаров и услуг), сотрудников. Удобная сортировка и фильтрация по любому полю, экспорт напрямую в Excel, генерация документов Word на основе шаблонов (договоров, счетов), сетевой и многопользовательский режимы, ведение истории.
Учет клиентов – это простая и удобная CRM - система для ведения клиентов. CRM (Customer Relationship Management) - стратегия организации бизнеса, в которой отношения с клиентом ставятся в центр деятельности компании. Главная цель CRM-стратегии - определить наиболее «доходных» клиентов, научиться более эффективно работать с ними, предотвратить их «уход» к конкуренту, и, таким образом, увеличить доход компании.
Учет клиентов - это гибкая CRM-система, настраиваемая под ваш бизнес. Программа предназначена для автоматизации деятельности отдела продаж, финансового отдела и других задач, которые можно гибко настроить.
Основные функции программы:
* Ведение базы клиентов компании
В базе данных содержится исчерпывающая информация о клиентах, полная история работы с ними.
История деловых контактов с клиентом отображается сразу, как только курсор остановился на выбранном клиенте. В том же окне в подчиненных таблицах показываются контакты выбранного клиента, заказы клиента, содержимое заказов, договоры с клиентом, выставленные ему счета и клиентские платежи, запланированные мероприятия. Каждый клиент закреплен за ответственным менеджером.
В зависимости от периодичности контактов клиенты распределяются на "горячих", "тёплых", "холодных" и "отказ". Предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных. Менеджеры получают эффективный инструмент для сбора, хранения и поиска данных о клиентах, планирования своей работы.
* Учет договоров с клиентами
В базе данных содержится полная информация по всем договорам с клиентами. Указывается тип сделки, сумма сделки, валюта, скидки по сделке, даты начала и окончания действия договора и т.д. В подчиненных таблицах показываются продукты (товары или услуги) по договорам, а также приложения к договорам (как правило, это документы о продлении срока договора или добавление услуг).
* Контроль проведения финансовых операций. Учет должников по оплатам
Формируется список выставленных счетов клиентам. Оплату по ним можно отслеживать в этой же таблице, а можно ввести отдельную таблицу фактических платежей клиентов по мере их поступления. Последний вариант удобен, если клиенты оплачивают счет частями в несколько этапов или платят по нескольким счетам сразу. Существует возможность посмотреть баланс клиентов (начислено-оплачено) в отдельной таблице.
* Формирование сопровождающих сделки документов
"Учет клиентов" - это удобный инструмент для автоматического оформления договоров, счетов и других необходимых документов. На основе таблицы, содержащей список выставленных счетов, можно сформировать шаблон счета и печатать выставляемые счета из программы. Аналогично, на основе таблицы с договорами можно сформировать шаблон договора.
Учитывая, что программа представляет собой гибкую CRM-систему, настраиваемую под ваш бизнес, можно менять структуру данных, добавлять необходимые виды документов (накладные, отчеты и т.п.) и, соответственно, создавать их шаблоны.
* Анализ работы менеджеров
Удобная сортировка и фильтрация по любому полю позволяет легко анализировать работу менеджеров - какие клиенты ими ведутся, сколько заказов и на какую сумму оформлено, нет ли долгов по оплатам.
* Учет и анализ маркетинговых воздействий
"Учет клиентов" позволяет вести анализ маркетинговых акций и мероприятий – рассылок, публикаций, рекламы в Интернет, семинаров, любых других воздействий на клиентов. На основе этих данных определяется эффективность маркетинга.
Преимущества системы
* Возможность создания шаблонов договоров, счетов и других документов
Используется генерация документов Word на основе шаблонов (договоров, счетов, других документов). Когда вы первый раз будете выполнять экспорт какой-либо записи Вашей базы в MS Word, "Учет клиентов" создаст шаблоны для отчетов по всем таблицам. Вы можете открыть шаблон и изменить его.
* Возможность изменения структуры данных – добавления таблиц, полей, связей
"Учет клиентов" - это CRM-система, настраиваемая под ваш бизнес. Соответственно, структуру данных можно легко изменять согласно Вашим требованиям. Вы можете: Удалять ненужные поля и таблицы, Скрывать/отображать поля и таблицы, Создавать новые поля (как хранимые, так и вычисляемые) и таблицы.
Например, в таблице со списком продуктов (товаров или услуг) по каждому продукту показывается его картинка с фото. Если она не нужна, можно удалить это поле. Если необходимо реализовать новую функцию системы, надо создавать новые поля или таблицы. Например, можно сформировать новую таблицу "Накладные".
К любым таблицам можно назначать подчиненные таблицы различными типами связей ("один-ко-многим" или "многие-ко-многим"). Легко определять ниспадающие списки и значения в них.
* Удобные способы сортировки и фильтрации данных
"Учет клиентов" позволяет с помощью удобного интерфейса построить сложные логические запросы к базе данных. Например, можно получить список контактных лиц, которые относятся к определенной отрасли, находятся НЕ в Санкт-Петербурге, интересовались определенным продуктом в течение последних двух лет. Для этих целей используются фильтры.
Когда необходимо отобрать данные с одинаковыми значениями полей, вместо таблицы с фильтрами удобнее использовать дерево данных, задавая поля для его уровней (веток). Например, первый уровень - ответственный, второй уровень - отрасль, и т.д. Отсортировав данные необходимым образом, можно посчитать итоги по любому полю (сумма, среднее... или по формуле).
Сортировка и фильтрация данных позволяют быстро сформировать целевые группы клиентов, проанализировать работу менеджеров, провести учет должников по оплатам, а также решить те специфические задачи, которые будут нужны именно Вам.
* Многопользовательский режим
Права на просмотр и изменение информации в системе настраиваются администратором в зависимости от функциональных обязанностей каждого пользователя.
Многопользовательский режим работы позволяет распределить зоны ответственности: отдел продаж делает договоры, финансовый отдел выставляет счета, контролирует оплаты, производственный отдел следит за тем, чтобы своевременно обновлялась информация о предоставляемых организацией услугах и т. д.
В результате обеспечивается согласованная работа сотрудников различных подразделений с клиентами.
* Настраиваемый пользовательский интерфейс
Пользователь может настроить «под себя» вид таблиц и размеры экранных форм, а затем, сохранив настройки, каждый день работать в системе, полностью учитывающей его потребности и привычки. Например, можно настроить правила цветовыделения строк.
С помощью программы вы сможете делать следующее:
* Создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы * Импортировать данные в любую таблицу базы данных из Excel или текстовых файлов CSV * Удалять дублированные записи с одинаковыми значениями заданных полей * Сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift * Фильтровать таблицу по любому полю, используя следующие операторы: "Содержит", "Не содержит", "Начинается с", "Не начинается с", "Кончается на", "Не кончается на", LIKE, NOT LIKE * Группировать одинаковые данные в любом поле, когда таблица отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах таблицы) * Помечать записи как "Избранное", тогда они будут отображаться оранжевым цветом. Цвет задается в свойствах таблицы * Помечать записи как "Мертвое" ("Неинтересное"), тогда они будут отображаться серым (или другим) цветом * Настраивать правила цветовыделения. Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при каких условиях выделять. * Строить дерево по любым полям с произвольным количеством уровней для иерархического отображения данных любой таблицы * Изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные * Изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы данных с помощью формы "Групповое обновление" * Создавать новые хранимые поля для таблиц следующих типов: Текстовое, Большой текст, Числовое, Да/Нет, Дата и время, Картинка * Создавать вычисляемые поля для таблиц, например можно создать поле с формулой "[Поле 1] / [Поле 2]" * Создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других таблиц. * Создавать новые таблицы с абсолютно такими же возможностями по действиям с ними, как и у любой другой таблицы * Привязывать ниспадающие списки полей к другим таблицам для легкого выбора значений из них при редактировании в таблице или для выбора из других форм при редактировании в форме * Задавать произвольное количество подчиненных таблиц для любой таблицы (для чего необходимо задать привязку по полям в свойствах таблицы) * Менять порядок следования полей в любой таблице, используя перетаскивание или с помощью формы "Настройки" * Переименовывать поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со спецификой вашего бизнеса. * Печатать текущее представление любой таблицы с учетом видимости полей, их ширины и порядка * Экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-файл с учетом текущего представления таблицы * Экспортировать текущую запись в MS Word на основе файла-шаблона с закладками, соответствующими названиям полей * Работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access.
Что нового в версии 2.388: 1. В свойства поля добавлена "Ссылка на папку" 2. Доработки при работе с MS SQL Server в случае вложенных подзапросов в части FROM представлений
Операционная система: Windows 2000/2003/XP/Vista/2008/Win 7. Язык интерфейса: Русский Размер: 10.8 MB
