Архив документов - программа позволяет систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным, отслеживать движение документов, кто что когда взял, вернул. По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию, удобный поиск и продвинутый анализ, гибкая настройка прав доступа, сетевой и многопользовательский режимы, отслеживание истории изменений и многие другие удобства.
Основные функции программы:
* Систематизация учета и хранения документов
Программа позволяет автоматизировать регистрацию и производить учет документов по следующим параметрам: - по типу (договор, смета), виду (бухгалтерский, отчетный), категории (рабочий, внутренний), - по срокам действия, сумме, валюте (актуально для договоров и т.п.), - по авторам, ответственным подразделениям и исполнителям, - по компаниям-партнерам (с указанием полных координат компаний), - по теме (возможно описание содержания), - по статусу (выполняется, завершено), - если документ содержится в электронном виде, указывается путь к файлу.
В целом, система призвана поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот.
Программа позволяет систематизировать хранение документов. В базе указывается: - место хранения документов (№ шкафа, полки, папки…), - дата, до которой документы должны храниться, - история выдачи документов на руки (кто что когда брал)
По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию. Любую таблицу базы можно распечатать, экспортировать в MS Word, MS Excel или текстовый формат CSV. Имеется импорт из других источников данных в формате CSV.
* Контроль исполнения документов по срокам
Система позволяет эффективно управлять процессами движения и обработки документов.
Реализован контроль работ по документам на всех стадиях: - фиксируются сроки начала и окончания работы с документом каждым исполнителем, - проводится контроль сроков: предусмотрено автоматическое выделение цветом незавершенных заданий.
* Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям
Для каждого документа отслеживается история его прохождения по ответственным исполнителям. В системе хранится полная контактная информация по сотрудникам – исполнителям с указанием их прав доступа к информации. Программа позволяет контролировать состояние выполняемых процессов и выполнять анализ загрузки персонала. Внедрение системы способствует повышению исполнительской дисциплины в организации. Сокращается время согласования документов и принятия решений.
* Оперативный доступ к документам
Система позволяет произвести мгновенный поиск нужного документа. Предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных. Легко построить сложный логический запрос к базе и провести продвинутый анализ хранящейся информации. Гибкая настройка прав доступа позволяет разграничить права доступа сотрудников к документам.
С помощью программы вы сможете делать следующее:
* Создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы * Импортировать данные в любую таблицу базы данных из текстовых файлов * Сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift * Фильтровать таблицу по любому полю, используя следующие операторы: "Содержит", "Не содержит", "Начинается с", "Не начинается с", "Кончается на", "Не кончается на", LIKE, NOT LIKE * Группировать одинаковые данные в любом поле, когда таблица отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах таблицы) * Помечать записи как "Избранное", тогда они будут отображаться оранжевым цветом. Цвет задается в свойствах таблицы * Помечать записи как "Мертвое" ("Неинтересное"), тогда они будут отображаться серым (или другим) цветом * Настраивать правила цветовыделения. Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при каких условиях выделять. * Строить дерево по любым полям с произвольным количеством уровней для иерархического отображения данных любой таблицы * Изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные * Изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы данных с помощью формы "Групповое обновление" * Создавать новые хранимые поля для таблиц следующих типов: текстовое, числовое, да/нет, дата и время, картинка * Создавать вычисляемые поля для таблиц, например можно создать поле с формулой "[Поле 1] / [Поле 2]" * Создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других таблиц. * Создавать новые таблицы с абсолютно такими же возможностями по действиям с ними, как и у любой другой таблицы * Привязывать ниспадающие списки полей к другим таблицам для легкого выбора значений из них при редактировании в таблице или для выбора из других форм при редактировании в форме * Задавать произвольное количество подчиненных таблиц для любой таблицы, для чего необходимо задать привязку по полям в свойствах таблицы * Менять порядок следования полей в любой таблице, используя перетаскивание или с помощью формы "Настройки" * Переименовывать поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со спецификой вашего бизнеса. (Точнее говоря, их лейблы.) * Печатать текущее представление любой таблицы с учетом видимости полей, их ширины и порядка * Экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-файл с учетом текущего представления таблицы * Экспортировать текущую запись в MS Word на основе файла-шаблона с закладками, соответствующими названиям полей * Работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access.
Что нового в версии 2.52: 1. В свойствах таблицы добавлена возможность задавать цветовыделение отдельных ячеек для таблицы 2. Доработки при работе с MS SQL Server
Операционная система: Windows 2000/2003/XP/Vista/2008/Win 7. Язык интерфейса: Русский Размер: 9.6 MB
